Property Management · Family Offices & institutionelle Bestandshalter

Institutionelles Property Management
für Family Offices und institutionelle Bestandshalter.

Zertifizierter Verwalter privater Immobilienvermögen (EBS)

Vermietung, Mietenbuchhaltung, Instandhaltung und Reporting für Wohn- und Gewerbeportfolios – geführt von einer Geschäftsführung, die selbst aus dem institutionellen Property und Asset Management kommt und weiß, welche Daten Ihr Anlageausschuss wann braucht.

Property Management anfragenLeistungen im Überblick
02641 91 64 64-0
2.500+ EinheitenBereits verwaltete Wohn- und Gewerbeeinheiten
100 Mio €Verwaltetes Immobilienvermögen (AUM)
400 Mio €Mandatsvolumen in leitender Verantwortung betreut
4Institutionelle Fondsmandate als Head of Asset Management
Leistungen

Der gesamte operative Betrieb
Ihres Portfolios.

Vermietung, Mietenbuchhaltung, technisches Property Management, Compliance und Reporting – für Wohn- und Gewerbebestände aus einer Hand, mit einem festen Ansprechpartner auf Geschäftsführungsebene und Prozessen, die für Bestände mit mehreren hundert Einheiten ausgelegt sind.

01

Vermietung & Mietermanagement

Vermietungssteuerung nach Vorgaben Ihres Asset Managements, rechtssichere Wohn- und Gewerbemietverträge und konsequente Betreuung laufender Mietverhältnisse. Index- und Staffelmieten passen wir fristgerecht und nachweisbar an – damit vereinbarte Steigerungen tatsächlich in Ihren Erträgen ankommen.

02

Mietenbuchhaltung & Zahlungsverkehr

Sollstellung, Mieteinzug, Mahnwesen und Betriebskostenabrechnung – vollständig, fristgerecht und revisionssicher. Offene-Posten-Listen und Liquiditätsvorschau liefern wir in der Frequenz, die Ihr Controlling vorgibt.

03

Technisches Property Management

Wartung, Instandhaltung und Capex-Maßnahmen koordinieren wir über ein überregional gewachsenes Netzwerk aus Handwerkern, Architekten und Ingenieuren – bundesweit, unabhängig vom Standort Ihrer Objekte. Instandhaltungsplanung und Budgetabgleich erfolgen je Objekt und Portfolio.

04

Rechtssicherheit & Compliance

Mietrecht, Verkehrssicherungspflichten, Betreiberverantwortung und gesetzliche Vorgaben behalten wir im Blick und dokumentieren die Umsetzung – damit aus operativen Versäumnissen keine Risiken für Ihr Investment und Ihre Berichtspflichten werden.

05

Reporting für Investoren & Anlageausschüsse

Aus der Verwaltung institutioneller Bestände wissen wir, welche Daten Sie wann brauchen. Dank eigener Programmierkenntnisse erstellen wir Ihr Reporting im gewünschten Format, in der gewünschten Frequenz und in einer Struktur, die vor dem Anlageausschuss trägt – Rent Roll, Leerstand, offene Posten, Capex, Liquidität, Kennzahlen je Objekt und Portfolio.

  • Zertifizierter Verwalter privater Immobilienvermögen (EBS)
  • IVD-Mitglied
Für wen

Bestandshalter,
für die wir arbeiten.

Ob Family Office, Fondsgesellschaft oder Unternehmen mit eigenem Immobilienbestand: Wir übernehmen dort, wo Property Management planbare Erträge, belastbare Zahlen und gepflegte Objekte liefern muss – und wo der Anlageausschuss die Berichte liest.

Diskret, persönlich, langfristig

Single & Multi Family Offices

Seit mehr als 13 Jahren betreuen wir Single und Multi Family Offices – aktuell unter anderem ein denkmalgeschütztes Mixed-Use-Quartier in Düsseldorf für zwei internationale Family Offices und ein Wohnportfolio mit 104 Einheiten. Sie erhalten eine Geschäftsführung, die Ihr Vermögen kennt, Entscheidungen vorbereitet und das Berichtswesen so liefert, wie Ihr Anlageausschuss es erwartet – ohne dass Sie es erst einfordern müssen.

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Property Management als Dienstleister der KVG

Asset Manager & Fondsgesellschaften

Beide Geschäftsführer kommen aus dem institutionellen Asset und Property Management – zuletzt als Head of Asset Management mit vier Fondsmandaten und als Leitung Operatives für Mandate mit über 400 Mio. € Volumen. Wir kennen Ihre Prozesse, Ihre Reporting-Zyklen, Ihre Freigabegrenzen und den Umgang mit anspruchsvollen Gewerbemietern – von Filialisten wie ALDI und REWE bis zu Kanzleien und Unternehmensberatungen.

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Bestand als Vermögensbaustein

Stiftungen, Versorgungswerke & Unternehmen

Sie halten Immobilien als langfristigen Vermögensbaustein – zur Kapitalerhaltung, als Ertragsquelle oder als betriebliche Reserve – und brauchen eine Verwaltung, die Gremien- und Berichtspflichten versteht. Wir liefern Zahlen in der Struktur, die Ihr Vorstand, Ihr Kuratorium oder Ihr Wirtschaftsprüfer erwartet, und führen den Bestand so, dass Substanz und Ertrag über Jahrzehnte gesichert bleiben.

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Warum Fitting Keys

Institutionelle Erfahrung –
auf bewusst wenige Mandate.

Vier Gründe, warum Eigentümer größerer Bestände ihr Property Management einer inhabergeführten Boutique anvertrauen statt einem Großverwalter mit tausend Mandaten.

Erfahrung aus der Verwaltung institutioneller Portfolios.

In leitender Verantwortung als Head of Property und Asset Management haben wir Bestände mit einem Volumen von bis zu 400 Mio. € betreut – darunter Wohnsiedlungen mit bis zu 454 Einheiten, Mikroapartment-Portfolios, Nahversorgungs- und Pflegeimmobilien sowie gemischt genutzte Quartiere in Nordrhein-Westfalen, Hessen, Bayern und Sachsen-Anhalt. Über 2.500 Wohn- und Gewerbeeinheiten haben wir in dieser Zeit gemanagt. Diese Erfahrung wenden wir heute auf jedes Mandat an, unabhängig von seiner Größe.

Individuell programmiertes Reporting – nahezu jeder Bericht ist möglich.

Aus der Verwaltung institutioneller Bestände wissen wir, welche Daten Sie wann brauchen. Dank eigener Programmierkenntnisse entwickeln wir Ihr Reporting individuell: Rent Roll, Leerstands- und Fluktuationsanalysen, Mietentwicklung nach Index- und Staffelvereinbarungen, offene Posten, Instandhaltungs- und Capex-Übersichten, Liquiditätsvorschau oder Kennzahlen je Objekt und Portfolio – im gewünschten Format, in der gewünschten Frequenz und in einer Struktur, die vor dem Anlageausschuss trägt. Nahezu jeder Bericht, für den sich Daten erheben lassen, ist möglich.

Die beste akademische Ausbildung, die die Immobilienwirtschaft bietet.

Unsere Geschäftsführung vereint Abschlüsse der renommiertesten immobilienwirtschaftlichen Studiengänge Deutschlands: Master of Arts Real Estate Investment & Finance an der EBS Universität, Bachelor of Science Real Estate Engineering & Management an der Universität Stuttgart und Bachelor of Arts Immobilienmanagement an der IU – ergänzt um die EBS-Zertifikate Real Estate Investment Advisor und Private Real Estate Manager sowie den Ausbilderschein (AEVO) für angehende Immobilienverwalter. Insgesamt acht fachrelevante Abschlüsse im Immobilienbereich.

Studium & Ausbildung
Universität StuttgartEBS Universität für Wirtschaft und RechtIU Internationale HochschuleIHK — Industrie- und Handelskammer

Die Geschäftsführung trägt jeden Vorgang persönlich.

Kein wechselnder Sachbearbeiter, kein Callcenter, kein Backoffice in einer anderen Stadt: Ihr Portfolio hat einen festen Ansprechpartner auf Geschäftsführungsebene. Alle Verwalteraufgaben erbringen wir mit eigenem Personal – auf Subunternehmen für Kernleistungen verzichten wir bewusst. Die Zahl unserer Mandate halten wir begrenzt, damit dieser Anspruch für jedes einzelne gilt.

Mitgliedschaften & Auszeichnungen
Mitglied im IVD – Immobilienverband Deutschland
Ausgezeichnet als
Verwaltung der ZukunftSCALARA – Ausgezeichnet als Verwaltung der Zukunft
Referenzen

Bestände,
die wir verwalten.

Zwei Gebäudeteile aus unserem aktiven Mandat in Düsseldorf – und der Bestand, den wir zuvor in leitender Verantwortung für institutionelle Anleger betreut haben.

Andreas Quartier 1 in der Düsseldorfer Altstadt – denkmalgeschütztes Gebäude, Property-Management durch Fitting KeysAktiv verwaltet

Andreas Quartier 1

Denkmalgeschütztes Gebäude im Mixed-Use-Quartier in der Düsseldorfer Altstadt – Büro-, Einzelhandels- und Gastronomieflächen, betreut für ein internationales Family Office.

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen
6.900 m² · Office & Retail
Andreas Quartier 3 in der Düsseldorfer Altstadt – denkmalgeschütztes Gebäude mit Eingangsportal AQ 36, Property-Management durch Fitting KeysAktiv verwaltet

Andreas Quartier 3

Zweiter von uns verantworteter Gebäudeteil des Quartiers – ebenfalls denkmalgeschützt und für ein internationales Family Office betreut.

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen
4.600 m² · Office & Retail
Track Record

2.500 Einheiten in 4 Portfolios leitend verantwortet.

In den letzten Jahren haben wir 2.500 Einheiten in vier Portfolios mit einem Volumen von 400 Mio. EUR für institutionelle Anleger leitend verantwortet – Wohnsiedlungen, Mikroapartments, Nahversorgungs- und Pflegeimmobilien sowie gemischt genutzte Quartiere. Entsprechende Angaben und Referenzen erläutern wir Ihnen gerne persönlich.

Referenzen persönlich besprechen

Aus Rücksicht auf unsere Mandanten zeigen wir nicht jede Liegenschaft mit Foto. Konkrete Referenzobjekte und Ansprechpartner auf Eigentümerseite nennen wir Ihnen auf Anfrage.

Mandatsübernahme

Ihr Portfolio übernehmen –
geordnet und ohne Lücke.

Bei Mietbeständen genügt Ihre Beauftragung – ein Wechsel ist jederzeit möglich, auch unterjährig. Vor Angebotsabgabe sichten wir Ihre Unterlagen und besichtigen die Objekte gemeinsam mit Ihnen.

  1. 01Erstgespräch & BestandsaufnahmeWir sichten Rent Roll, Mietverträge, Dienstleisterverträge, Wartungsunterlagen und Wirtschaftsdaten und besichtigen die Objekte mit Ihnen.
  2. 02Angebot & LeistungsverzeichnisSie erhalten ein Angebot mit strukturiertem Leistungsverzeichnis – Leistungsumfang, Befugnisse, Freigabegrenzen, Reporting und Vergütung sind eindeutig festgehalten.
  3. 03Geordnete ÜbernahmeStammdaten, Mietverträge, Kautionen, Konten und Dienstleisterverträge übernehmen wir strukturiert von der Vorverwaltung und informieren Ihre Mieter.
  4. 04Lückenloser StartAb dem ersten Tag: fester Ansprechpartner, eingehaltene Fristen – und Ihr individuelles Reporting ab dem ersten Monat.
Mandatsübernahme besprechen
Geschäftsführung & Team

Wer Ihr Portfolio
verantwortet.

Persönlich geführt von Lisa Severin und Daniel Hess – beide aus dem institutionellen Property- und Asset-Management – mit Sabrina Rommersbach als technischer Property Managerin an unserer Seite.

Lisa Severin – Geschäftsführerin Fitting Keys Immobilienmanagement

Geschäftsführerin

Lisa Severin

Bachelor of Arts – Immobilienmanagement · Immobilienkauffrau (IHK) · Ausbilderin für Immobilienkaufleute (IHK)

Über dreizehn Jahre als Hausverwalterin. Zuletzt Leitung Operatives (Immobilienverwaltung) bei einem Investment Manager in Bonn – Mandate mit Gesamtvolumen über 400 Mio. €.

Eigentümerversammlungen für Wohnungseigentümergemeinschaften mit mehr als 100 Einheiten.

Daniel Hess – Geschäftsführer Fitting Keys Immobilienmanagement

Geschäftsführer

Daniel Hess

Master of Arts – Real Estate Investment & Finance · Bachelor of Science Real Estate Engineering & Management · Private Real Estate Manager (EBS)

Über zehn Jahre im Immobilienmanagement. Zuletzt Head of Asset Management bei einem institutionellen Investment Manager – vier Fondsmandate, kumuliert bis zu 350 Mio. €.

Als Wirtschaftsingenieur mit Spezialisierung auf Immobilientechnik verantwortet er die technische Seite der Objekte – von Sanierungen im Bestand bis zur Begleitung von Neubauprojekten.

Sabrina Rommersbach – Founders Associate bei Fitting Keys Immobilienmanagement

Founders Associate

Sabrina Rommersbach

Immobilienkauffrau (IHK) · Technische Property Managerin

Immobilienkauffrau (IHK), ausgebildet bei einer kommunalen Wohnungsbaugenossenschaft. Anschließend über zwei Jahre institutionelle Wohnportfolios für einen deutschlandweit tätigen Asset Manager.

Als technische Property Managerin verantwortete sie unter anderem die Abwicklung von Wasserschäden sowie Dach-, Fassaden- und Balkonsanierungen.

Häufige Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen
zum institutionellen Property Management.

Standardmäßig monatlich Rent Roll, Leerstands- und Fluktuationsübersicht, offene Posten, Mietentwicklung nach Index- und Staffelvereinbarungen, Instandhaltungs- und Capex-Status sowie eine Liquiditätsvorschau – je Objekt und aggregiert auf Portfolioebene. Format und Frequenz richten sich nach Ihren Vorgaben: Excel, CSV, PDF oder Importvorlagen für Ihre Systeme. Dank eigener Programmierkenntnisse entwickeln wir Berichte individuell; nahezu jeder Bericht, für den sich Daten strukturiert erheben lassen, ist möglich.
Ja. Wir übernehmen Ihre Vorlagen und Datenstrukturen – etwa für Anlageausschuss-Unterlagen, Fonds-Reporting oder das Family-Office-Controlling – und liefern die Daten in der vereinbarten Struktur und Frequenz. Wo strukturierte Daten vorliegen, automatisieren wir die Aufbereitung, damit Termine wie Quartalsabschluss oder Ausschusssitzung verlässlich eingehalten werden.
Ja. Neben Wohnportfolios verwalten wir Büro-, Einzelhandels- und Gastronomieflächen – aktuell unter anderem ein denkmalgeschütztes Mixed-Use-Quartier in Düsseldorf für zwei internationale Family Offices. Aus unserer Laufbahn im Asset Management kennen wir den Umgang mit Filialisten wie ALDI und REWE ebenso wie mit Kanzleien und Unternehmensberatungen als Mieter.
Ja. Größere Wohn- und Gewerbebestände verwalten wir bundesweit, unabhängig vom Standort Ihrer Objekte. Unser Schwerpunkt liegt auf Groß- und Mittelstädten in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Hessen; in leitender Verantwortung haben wir zudem Bestände in Bayern und Sachsen-Anhalt betreut. Dafür steht ein überregional gewachsenes Netzwerk aus Handwerkern, Architekten und Ingenieuren zur Verfügung.
Vor Angebotsabgabe sichten wir Rent Roll, Mietverträge, Dienstleisterverträge und Wirtschaftsdaten und besichtigen die Objekte mit Ihnen. Nach Beauftragung übernehmen wir Stammdaten, Mietverträge, Kautionen, Konten und Dienstleisterverträge strukturiert von der Vorverwaltung, informieren die Mieter und liefern ab dem ersten Monat Ihr vereinbartes Reporting. Ein Wechsel ist jederzeit möglich, auch unterjährig.
Eine feste Untergrenze gibt es nicht – entscheidend ist, dass der Bestand als Portfolio geführt werden soll und wir den Anspruch an persönliche Betreuung und Reporting halten können. Die Zahl unserer Mandate halten wir bewusst begrenzt. Einzelne Mehrfamilienhäuser privater Eigentümer und Erbengemeinschaften betreuen wir im Rahmen unserer Mietverwaltung.
Unsere Qualifikation entspricht § 34c Abs. 2a GewO inklusive aller vorgeschriebenen Weiterbildungen. Darüber hinaus bringen wir akademische und berufliche Abschlüsse aus dem Immobilienbereich mit:
  • Master of Arts Real Estate Investment and Finance (EBS Universität)
  • Bachelor of Science Real Estate Engineering and Management (Universität Stuttgart)
  • Certified Real Estate Investment Advisor (EBS)
  • Certified Private Real Estate Manager (EBS)
  • Bachelor of Arts Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Immobilienmanagement (Internationale Hochschule)
  • Zertifizierte Betriebswirtin (IU)
  • Zertifizierte Ökonomin (IU)
  • Immobilienkauffrau (IHK)
  • Ausbilderin 'Immobilienkaufmann/-frau' (IHK) sowie Ausbilderschein (AEVO) für angehende Immobilienverwalter
Zudem stellen wir ausschließlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit institutioneller Erfahrung ein. Referenzobjekte stellen wir auf Wunsch gerne bereit.
Ja. Fitting Keys ist Mitglied im IVD (Immobilienverband Deutschland), der neben Immobilienmaklern auch als Verband für Hausverwalter auftritt. Die Mitgliedschaft verpflichtet uns auf anerkannte Berufsgrundsätze und sichert kontinuierliche fachliche Weiterbildung.
Wir arbeiten mit einem klar strukturierten Property-Management-Vertrag auf Grundlage erprobter Branchenmuster oder individueller, rechtsanwaltlich geprüfter Vereinbarungen – auf Wunsch auch auf Basis Ihres Vertragsstandards. Kern ist ein strukturiertes Leistungsverzeichnis: Leistungsumfang, Befugnisse, Freigabegrenzen, Reporting-Pflichten und Vergütung sind eindeutig festgehalten.
Nein. Alle Verwalteraufgaben erbringen wir mit eigenem Personal. Auf Subunternehmen für Kernbereiche des Property Managements verzichten wir bewusst.
Wir unterhalten ein Netzwerk geprüfter Auftragnehmer und Dienstleister. Alle Meldungen werden in unserem System erfasst, nach Dringlichkeit priorisiert und innerhalb der mit Ihnen vereinbarten Freigabegrenzen beauftragt. Notfallreparaturen werden rund um die Uhr bearbeitet, um Ihre Objekte zu schützen.
Aufgrund unserer bundesweiten Tätigkeit und der unterschiedlichen Anforderungen jedes Bestands verhandeln wir das Verwalterentgelt individuell pro Mandat. Als Orientierung dient uns die jährlich erscheinende CRES-Verwalterentgeltstudie – unsere Preise bewegen sich auf marktüblichem Niveau. Für ein konkretes, auf Ihr Portfolio zugeschnittenes Angebot sprechen Sie uns gerne an.
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STANDORTE

Im Ahrtal vor Ort - bundesweit tätig

Unser überregionaler Schwerpunkt liegt auf Groß- und Mittelstädten in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Hessen – insbesondere Düsseldorf, Köln, Bonn, Koblenz und Frankfurt. Größere Wohn- und Gewerbebestände verwalten wir bundesweit, unabhängig vom Standort Ihrer Objekte.

NORDRHEIN-WESTFALEN
RHEINLAND-PFALZ
HESSEN
Frankfurt am Main

Wir verfügen über ein belastbares, überregional gewachsenes Netzwerk
aus Handwerkern, Architekten, Ingenieuren und weiteren Dienstleistern.

KONTAKT AUFNEHMEN

Wir nehmen pro Jahr eine begrenzte Zahl neuer Mandate auf

Sie suchen ein Property Management, das Ihr Portfolio wie ein Eigentümer führt und Ihrem Anlageausschuss belastbare Zahlen liefert? Schreiben Sie uns kurz, um welchen Bestand es geht – die Geschäftsführung meldet sich persönlich.

Besuchen Sie uns
Kreuzstraße 18a, 53474 Bad Neuenahr-Ahrweiler
Rufen Sie uns an
02641 91 64 64 - 0
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Sprechzeiten

Montag - Freitag10:00 – 13:00 & 14:30 – 17:30
Samstag10:00 – 13:00
Sonntaggeschlossen